研字〔2017〕8号

为规范研究生办理退学手续，使退学研究生明确办理退学手续的流程和时限，特制定本规定。

第一条　研究生退学批准后，研究生院学籍管理办公室将退学决定和《华中科技大学研究生退学手续通知单》（以下简称《退学手续通知单》）发至院（系）。院（系）负责通知研究生办理退学手续，并将退学决定送达学生本人，学生拒绝签收的，可以以留置方式送达；已离校的，可以采取邮寄方式送达；难于联系的，可以利用学校网站、新闻媒体、校园公告的方式送达。

第二条　退学研究生到院（系）领取《退学手续通知单》。

第三条　退学研究生持《退学手续通知单》，到学校相关部门逐一办理退学手续：

1．研究生事务办公室：审核费用（退缴奖助学金等）；

2．财务处：办理有关财务手续；

3．档案馆：办理档案转移手续；

4．保卫处：户口在本校的研究生办理户口迁移手续；

5．图书馆：归还所借图书杂志，缴销借书证；

6．校医院：缴销医疗证；

7．宿管中心：清退住房和借用家具等物品；

8．院（系）：归还所借资料、物品，办理有关手续。

第四条　学校相关部门应在研究生信息库中对退学研究生的信息进行修改或注销，并在《退学手续通知单》上盖章确认。

第五条　退学研究生办完以上手续后，应将《退学手续通知单》交研究生院学籍管理办公室。

第六条　退学研究生自批准之日起一个月内办完退学手续。

第七条　退学研究生因故不能办理退学手续，可请他人代办。

第八条　学校相关部门可定期登录研究生管理系统查询研究生退学情况，对未办理退学手续的研究生信息及时处理。

第九条　本规定自2017年9月1日起执行，由研究生院负责解释。原《关于研究生办理退学手续的规定》（研字〔2012〕6号）同时废止。